Uitgangspunten

• Zet de gebruiker centraal, ontwikkel stap voor stap en leer van ervaringen: vanaf de allereerste stappen kunnen klanten meekijken bij de ontwikkeling en direct feedback geven. Vooraf bespreken we doelstellingen en de eisen en wensen, maar gedurende het project hebben we ruimte voor voortschrijdend inzicht.
• Standaard waar het kan: de producten van Google zijn continu in ontwikkeling. Elke week introduceert Google nieuwe functionaliteit. Door daarop te antiperen bespaar je op (duur) maatwerk. Een voorbeeld: de blogfunctie in Google Sites is verre van perfect, maar toch kiezen we voor deze standaardfunctionaliteit, want het is een kwestie van tijd tot Google+ goed integreert met Sites.

Onderdelen van de projectsite

Eén overzicht

De startpagina geeft een overzicht van alle inhoud op de projectsite: nieuwe documenten, taken, berichten en afspraken.

Nieuws en kennis delen

De berichtenpagina geeft in één oogopslag de voortgang van het project weer. Op de blog kunnen projectleden berichten plaatsen en reageren op berichten van anderen, bijvoorbeeld het verslag van een workshop of een statusupdate van het project. De blog wordt ook gebruikt om kennis met elkaar te delen, zoals artikelen, afbeeldingen, video’s en documenten.

Binnen het onderdeel ‘Vraag en antwoord’ stellen projectleden elkaar vragen en geven ze antwoord. Op deze manier delen ze vooral hun impliciete kennis en ervaring.

Het is ook mogelijk Google Groups te integreren op de site. Groups is een platform waarop projectleden met elkaar kunnen discussiëren, indien gewenst zelfs per e-mail.

Planning en taken

Google Agenda is geïntegreerd op de projectsite. Hierin staan de milestones en gezamenlijke afspraken van het project. In de takenlijst houden de projectleider en de projectleden de taken en hun voortgang bij. De standaard takenlijst is eenvoudig van opzet. Indien gewenst is het mogelijk een pakket als Do.com te integreren in de projectsite.

Samenwerken aan documenten

Dé kracht van het Google platform (Google Apps) is samenwerking. Met Google Docs kun je real-time samenwerken aan hetzelfde document. Op de projectomgeving geven we een overzicht van alle projectdocumenten (maatwerk). Indien gewenst uitgebreid met een overzicht van documenten die voor de ingelogde gebruiker relevant zijn (‘Mijn documenten’).

En meer…

Google Sites is eenvoudig van opzet, maar biedt uitgebreide mogelijkheden om bouwblokken met functionaliteit toe te voegen. Als de standaard echt tekort schiet ontwikkelen we maatwerk met Google Apps Script en Google App Engine. Zo is het overzicht van projectdocumenten in Google Docs op de projectsite maatwerk. Google biedt die functionaliteit zelf niet. Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van software uit de Google Apps Marketplace. De software in deze marktplaats integreert met Google Apps, zodat je niet apart hoeft in te loggen, gebruik kunt maken van documenten in Google Docs, etc.

Interne co-creatie: innoveren met medewerkers die daar niet voor aangenomen zijn

Wat is de definitie van interne co-creatie? Op het blog van Ideaken kwam ik de volgende tegen: “Employee co-creation is an act of innovating with the help of talent which is primarily not employed as innovators in your enterprise.” De meeste organisaties hebben een enorm onbenut potentieel bij hun medewerkers, zonde.

3 stappen: kennis verwerven, delen en toepassen in innovatieprojecten

Ik zie 3 belangrijke stappen om interne co-creatie te stimuleren:

1. Het verwerven van kennis en inspiratie van buiten de organisatie. Kennis over technologische ontwikkelingen, behoeften van de klanten, marktontwikkelingen, etc.
2. Het delen van kennis binnen de organisatie. Creëer een goed intern netwerk.
3. Het toepassen van kennis, inzichten en creativiteit om ideeën te genereren, te ontwikkelen en te selecteren.

Lees meer over deze stappen en welke tools je hiervoor kunt inzetten op Frankwatching

De dag is voor mij samen te vatten in vijf belangrijke lessen:

1. Vergeet technologie, focus op de gebruiker
   • Ondersteun je medewerkers om hun werk beter en efficiënter te doen…
   • want anders zorgen ze er zelf wel voor
2. Neem als stafafdeling zelf het voortouw
3. Schakel het management in om het vliegwiel aan te zwengelen
4. Ontwikkel snel en maak gebruik van online diensten (in de ‘cloud’)
5. Heb lef!

Het volledige artikel kun je lezen op Frankwatching

Eerder schreef al over 131 dagen Yammer bij Syntens. Inhoudelijk is het gebruik niet zoveel gewijzigd: we delen onze kennis, wisselen goede ideeën uit, delen lief en leed en vooral: we netwerken om ondernemers in contact te brengen met andere ondernemers, kennisinstellingen en commerciële bedrijven (zogenaamde kennisleveranciers).

Statistieken van ons Yammer gebruik

Inhoudelijk is er niet zoveel veranderd, maar de getallen zijn wel veranderd:

313 medewerkers hebben een account

er zijn 26 groepen aangemaakt, de één actiever dan de ander

er zijn in totaal 14.554 berichten geplaatst, gemiddeld een kleine 20 per dag

Groei aantal deelnemers

Ik heb de groei van het aantal accounts eens in een grafiek gezet.

Groei aantal accounts Yammer

Je ziet twee keer een groeispurt in het aantal accounts. In de maanden na de start nam het aantal account flink toe. Sindsdien ontwikkelde Yammer zich gestaag. Tot het najaar van 2011. Een mogelijke verklaring is de reorganisatie en bijbehorende onderzekerheid binnen Syntens. Yammer is een plek waar medewerkers informatie en ervaringen met elkaar delen, iets wat in onzekere tijden belangrijk is.

Hoe actief zijn gebruikers?

In de tweede grafiek staat het aantal berichten per gebruiker. De topgebruiker heeft 1943 berichten geplaatst. Er is een kleine groep medewerkers echt actief op Yammer, veel medewerkers zijn matig tot redelijk actief en een hele grote groep plaats nauwelijks of zelfs geen berichten. Maar dit betekent niet dat ze de berichten niet lezen!! Via e-mail kun je heel eenvoudig berichten volgen. De groep spectators is heel groot.

Aantal berichten per gebruiker

Maar is de groep actieve gebruikers groter geworden in de ruim anderhalf jaar na mij vorige inventarisatie? Nauwelijks, is het antwoord. Kijk maar eens naar de volgende grafiek. Hier is de grafiek van juni 2009 overheen gelegd. De schaal is anders, maar de curve is exact gelijk! Er is nog steeds een man of 25 erg actief en een man of 25 redelijk actief.

De 25 meest actieve gebruikers genereerden tot op heden 76 procent van alle berichten (was in juni 2006 86 procent).

De 50 meest actieve gebruikers zorgen voor 89 procent van alle berichten (was 95 procent).

Hoe nu verder? Premium of niet?

Ideaal een gratis internetdienst, zonder ICT-afdeling kun je van start. en het kost niks. Maar voor je het weet wordt het groot en loop je tegen de beperkingen aan.

De gratis versie van Yammer heeft bijvoorbeeld geen adminaccount. Je kunt maar heel beperkt gebruikers verwijderen (als ze bijv. uit dienst gaan). Of je krijgt behoefte om Yammer te integreren in je Sharepoint intranet. Betalen dan maar? Dat is nog niet zo’n eenvoudige vraag, want Yammer kost veel geld (waarmee ik niet zeg dat dit duur is): 5 dollar per gebruiker per maand. Bij ons zou dit dan 1565 dollar per maand zijn, oftewel 18780 dollar per jaar.

Uitkijken naar een goedkoper alternatief? Tja, dat kan, maar al die medewerkers die net een beetje thuis zijn in Yammer dan? Wil je ze weer een nieuwe omgeving aandoen? Voorlopig blijft Syntens de gratis versie gebruiken, want het voldoet nog.

• Netwerk alleen in omgevingen waar je je prettig voelt: “Olifanten doen het met olifanten”.
• Wees jezelf, speel geen toneel.
• Netwerken doe je voor de lange termijn, niet om een snelle deal te scoren.
• Je netwerk is belangrijk, het old boys network blijft.
• Wees selectief.
• Netwerken doe je altijd, de hele dag door.
• Zaken doen is gunnen.
• Weet wat je slechte punten zijn en wat je eng vindt.
• Let op details.
• Durf te geven zonder dat je iets terug verlangt.
• Het netwerk achter degene met wie je praat is vaak interessanter dan die ene persoon.
• Mensen worden getriggerd door de help-vraag te stellen.
• Praat weinig over jezelf.
• Contacten helpen je aan contracten.
• Onderhoud je netwerk.
• Wees authentiek.
• Je kan nog zo goed netwerken, zonder goed product is het zinloos.
• Zorg voor een goede elevator pitch.
• Ken de slimme technieken.
• Wees alert, en…
• Gewoon doen!

In 2009 staan er 3.600.000 foto’s op Flickr, er komen 3.000.000 tweets per dag op Twitter bij, YouTube verwerkt 36.000 video’s per uur, Hyves heeft in Nederland meer dan 5 miljoen leden… Waar bent u in deze ontwikkelingen? Het online netwerken is een trend die u als ondernemer niet kunt negeren. Pak uw kansen en ga de dialoog aan!

Online netwerken is iets wat mensen bezighoudt: uw huidige en toekomstige klanten bevinden zich op sociale netwerksites, uw relaties en uw medewerkers zijn er actief. En we staan nog maar aan het begin van al deze ontwikkelingen. Stap nu in. Waarom zou u als ondernemer actief worden op sociale netwerksites? Ondernemers die er ervaring mee hebben, noemen de volgende voordelen:

• Je ontmoet er mensen met gedeelde kennis, expertise en interesses
• Je kunt snel informatie uitwisselen en ideeën toetsen
• Je onderhoudt contacten die anders makkelijk zouden verwateren
• Je komt in contact met mensen die op een andere manier lastig te benaderen zijn
• Je blijft op de hoogte van wat er online over je business wordt uitgewisseld en kunt er adequaat op reageren

Stop promotiepraat, start de dialoog

Communiceren op internet is écht communiceren, een dialoog. Bedrijven die alleen zenden (zo veel en zo hard mogelijk hun boodschap verkondigen) leggen het af tegen ondernemers die luisteren naar hun klanten, relaties en personeel en gebruik maken van hun innovatieve ideeën en kennis en van de ideeën van het netwerk van hun netwerk. De belangrijkste lessen om deze dialoog succesvol aan te gaan zijn:

• Het kan de klant niet schelen wat u allemaal te bieden of zeggen hebt. Tenzij u op het juiste moment, de juiste oplossing voor zijn probleem hebt.
• Mensen vertrouwen vooral op het oordeel van andere mensen en niet op de verhalen van bedrijven of organisaties.
• Mond-tot-mondinformatie regeert

Aan de slag!

Online interactie vraagt een doordachte strategie: een visie op uw ambities, uw doelen en de weg daarheen. Maar het is tegelijkertijd een kwestie van doen. Experimenteer en leer. De volgende stappen helpen u op weg.

• Stap 1: Zoek uw klanten, relaties en (toekomstige) medewerkers op het web
• Stap 2: Luister naar uw klanten, relaties en (toekomstige) medewerkers
• Stap 3: Neem hun verhalen serieus en leer ervan
• Stap 4: Ga de dialoog aan
• Stap 5: Breng uw kennis en expertise in, zonder er een promotiepraatje van te maken

Meer weten?

Download het kosteloze Syntens werkboek ‘Ondernemen met sociale netwerken’. Dit boek helpt u stap voor stap op weg om uw strategie op te zetten en de kansen van sociale netwerken te benutten.

Roger Ridley is straatmuzikant. Hij zit op de 3rd Street Promenade in Santa Monica, Californië. Op een klapstoeltje. Zijn rode sporttas ligt geopend aan zijn voeten op de stoep. Zijn stem, een en al ‘soul’, zegt: “No matter who you are, no matter where you go in your life, at some point you go need somebody to stand by you.” Dan begint hij te spelen op zijn gitaar, en te zingen. Hij zingt het nummer ‘Stand by me’ van Ben E. King. Omstanders kijken bewonderend toe.

Bij het tweede couplet schakelt het beeld over naar Grandpa Elliott op zijn vaste stek in New Orleans. Ook Grandpa Elliott is straatmuzikant. Nog steeds begeleid door de gitaar van Roger Ridley zingt hij het tweede couplet. Washboard Chaz, ook in New Orleans, begeleidt het duo ritmisch met zijn wasbord.

Clarence Bekker (zang), in Amsterdam, valt bij. En Junior Kissangwa Mbouta (drums) in Congo, en Stefano Tomaselli (saxofoon) in Italië, en Dimitri Dolganov (cello) in Rusland en een Zuid-Afrikaans koor en…Het lied wordt uiteindelijk gezongen en gespeeld door muzikanten in tien landen. Op video virtueel bij elkaar gebracht door Mark Johnson in zijn project Playing for Change.

Naast dat de video’s van Playing for Change zeer indrukwekkend zijn, vormt het project een metafoor van het huidige internet. Het draait op internet niet om de megasterren, maar om de gewone man. Het draait niet om een fysieke locatie, maar om een virtuele plaats waar mensen over de hele wereld elkaar ontmoeten en samen iets moois creëren, zoals een weblog, encyclopedie, software, verzameling filmpjes, foto’s of muziek. Het internet draait om ons en samen zijn we tot het ongelofelijke in staat.

Dat is waarom internet mij zo mateloos fascineert. En omdat er zulke wonderschone pareltjes op te vinden zijn als de nummers op www.playingforchange.com.

Stand By Me | Playing For Change | Song Around The World from Concord Music Group on Vimeo.

Remco Bakker

• - welke kennis en kennissen mijn collega’s hebben
• - de mooie dingen die mijn collega’s doen bij ondernemers en me daardoor te laten inspireren

Het is begin juni, we zijn 131 dagen verder en er zijn 122 collega’s in meer of mindere mate actief. Tijd voor een update van de stand van zaken.

De start met Yammer

Bij de introductie van Yammer waren een drietal succesfactoren die voor gestage aanwas van deelnemers zorgden:

1. Ik ben begonnen met het uitnodigen van collega’s die op Twitter actief waren, destijds een handvol. De eerste Yammeraars waren een feit.
2. Ik heb in mijn team (van 10 innovatieadviseurs) een presentatie gegeven over Yammer en de verwachtingen die ik had over betere communicatie. Dit resulteerde in het commitment om samen het experiment aan te gaan.
3. Ik heb een introductie en korte handleiding van Yammer geschreven om collega’s op weg te helpen.

Het aantal gebruikers breidde zich sinds die tijd als een olievlek uit.

Het gebruik van Yammer binnen Syntens

Op 3 juni hebben 122 collega’s zich aangemeld bij Yammer. Samen hebben we 3020 berichten gestuurd. Gemiddeld 25 berichten per persoon, maar behoorlijk onevenredig verdeeld, zoals onderstaande grafiek laat zien.

Het gebruik van Yammer, het aantal berichten per gebruiker

Een relatief kleine groep collega’s plaatst dus actief berichten op Yammer. Ik hoor echter van veel collega’s dat ze nauwelijks berichten plaatsen, maar wel actief berichten lezen. Vooral de e-mailfunctie (die automatisch een dagelijks of wekelijkse update stuurt) draagt hieraan bij.

Waarvoor wordt Yammer gebruikt?

Kennis delen

Een belangrijke toepassing is het delen van kennis: over een interessant boek dat je gelezen hebt, over het Havenbedrijf dat een gaaf project is gestart, over een regeling voor microkrediet, over een workshop die je ontwikkeld hebt, over rapporten die je tegenkomt, over een gave presentatie op TED.com, et cetera.

Brainstormen

Yammer blijkt een uitstekende brainstormtool. Door het eenvoudige gebruik en de korte berichten heb je met elkaar binnen no-time een groot aantal ideeën verzameld. Daarvoor hoef je je niet bij elkaar te komen en deelnemers hoeven nauwelijks tijd te investeren.

Delen van lief en leed

Yammer is niet alleen zakelijk, maar ook persoonlijk. Ik leer via Yammer mijn collega’s beter kennen, juist ook omdat ze persoonlijke dingen delen. Dat ze ziek zijn, hun portemonnee of telefoon thuis hebben laten liggen, een enorme achterstand met urenschrijven hebben, dat ze in het weekend lekker erop uit gaan, et cetera.

Netwerken

Voor Syntens is ons netwerk van groot belang om ondernemers de juiste kennis en kennissen aan te dragen. Yammer biedt ons de mogelijkheid om heel laagdrempelig elkaars netwerk te gebruiken. “Wie kent een marketingadviseur die ondernemer X kan helpen bij het opzetten van affiliate marketing?” Of “Welke collega weet veel over nanotechnologie?”

Antwoord op de vraag: “Wat ben ik aan het doen?”

Dit is het uitgangspunt van Yammer, het antwoord op de vraag: “What are you working on?”. Het zorgt ervoor dat ik beter op de hoogte ben van het doen en laten van mijn collega’s. Dit schept niet alleen een persoonlijke band, maar ook een zakelijke. Doordat ik mijn collega’s beter ken, werk ik beter met ze samen, stel ik sneller de juiste vraag aan de juiste persoon en zie ik sneller verbanden tussen ontwikkelingen, kansen en ondernemingen.

Toegevoegde waarde van Yammer

De grote voordelen van Yammer zijn:

• - Yammer verkleint de afstand tussen mij en mijn collega’s enorm
• - Yammer leidt tot onverwachte input, feedback, antwoorden, etc.

Kleinere afstand tussen mij en mijn collega’s

Sinds het gebruik van Yammer heb ik nieuwe collega’s leren kennen en een groot aantal collega’s beter leren kennen. Communiceren is via Yammer zeer laagdrempelig en creëert een groepsgevoel, omdat berichten voor iedereen zichtbaar zijn en iedereen op elkaar kan reageren.

Onverwachte input

De grote kracht van Yammer ten opzicht van e-mail en chat is de onverwachte input. Door simpelweg  te vertellen waar je mee bezig bent, stel je collega’s in de gelegenheid daar waardevolle input op te geven.  Je weet niet wat je niet weet, dus juist die onverwachte maar heel waardevolle  input van collega’s vind ik zo krachtig aan Yammer.

Wat moeten we verbeteren om nog meer uit Yammer te halen?

Yammer heeft binnen Syntens veel toegevoegde waarde. En het leeft, collega’s spreken er in de wandelgangen regelmatig over en dat is een goed teken. We maken echter nog lang niet optimaal gebruik van de mogelijkheden. Wat moeten we nog verbeteren?

• - Beter structureren en filteren van informatie. We maken nog te weinig gebruik van tags en groepen. Daardoor kun je berichten moeilijk naar eigen wens filteren en is de gedeelde kennis ook slecht doorzoekbaar.
• - Integreren van Yammer met het intranet.  Doordat Yammer nu volledig los staat moeten gebruikers zich aanwennen om regelmatig naar de Yammer-website te gaan of de desktopapplicatie te checken. Bovendien moet iedereen zelf een account aanmaken en de software downloaden.

To do: een handleiding Yammer schrijven

Bij de start van mijn Yammer-experiment heb ik een korte introductie en handleiding geschreven. Het is tijd voor de volgende stap: een uitgebreidere handleiding waarin beschreven staat:

• - Hoe je Yammer kunt inzetten in je dagelijks werk
• - Hoe je gebruik maakt van tags (plus een lijst van standaardtags, bijvoorbeeld #strategie, #productontwikkeling, #innovatiemanagement)
• - Hoe je gebruik maakt van groepen (zowel besloten als open)
• - Hoe je je eigen berichtenstroom samenstelt door mensen, tags en groepen te volgen
• - Hoe je kennis kunt zoeken

Werk aan de winkel. Nu snel via Yammer input vragen voor de handleiding.

Zie ook

• Het artikel in Winmag Pro over Twitter en Yammer en over het gebruik van Yammer bij Syntens.
• Mijn eerdere blogpost “Introductie-yammer”

Remco Bakker

UPDATE: lees ook 754 dagen Yammer bij Syntens

“Uit onderzoek blijkt dat veel MKB’ers dit onderwerp wel belangrijk vinden maar vaak nog niet de juiste stappen hebben weten te zetten om hier succesvol mee te zijn. Doormiddel van vier bijeenkomsten waarin voor elke bijeenkomst een real life case van een MKB’er centraal staat worden ondernemers begeleid in het zetten van hun volgende stap. De thema’s zijn:

• Hoe zorg ik dat klanten reclame voor me maken;
• Hoe kan ik klanten inschakelen bij mijn productontwikkeling;
• Hoe kan internet helpen mijn processen efficiënter te maken;
• Hoe optimaliseer ik het online oriëntatieproces van mijn klanten.”

Voor meer informatie zie de website.

De software kan echter ook in kleinere en/of afgesloten omgevingen worden gebruikt. Denk bijvoorbee aan kennisdeling op een intranet. Wiki’s worden veel als dienst aangeboden (bijvoorbeeld Stikipad), maar je kunt de software ook binnen een netwerk installeren op de server. MediaWiki is de software achter Wikipedia en is als Open Source beschikbaar.

Interessant ontwikkeling van de laatste tijd is dat alle losse programma’s worden gekopped, zodat een geïntegreerde online kantooromgeving ontstaat.

Enkele onderdelen van Google Apps zijn:

• Gmail: e-mailprogramma
• Google Talk: kosteloos chatten en bellen met medegebruikers
• Google Agenda: online agenda die je eenvoudig met collega’s kunt delen

• Google Documenten: tekstverwerker, spreadsheet en programma om presentaties te maken met de basisfunctionalisteiten van Word, Excel en Powerpoint. De documenten zijn eenvoudig met anderen te delen en je kunt tegelijkertijd samen aan een document werken