Onderstaande column is verschenen in Winmag 02/2006
8:45 uur. Na bijna anderhalf uur file rijden tussen Rotterdam en Utrecht installeer ik mij met een grote mok koffie aan mijn bureau. Hoewel, mijn bureau… Vanochtend is deze flexplek mijn stekje. Notebook uit de tas, muis aansluiten, Windows opstarten en hard aan de slag. Oei, bijna vergeten in te loggen op de telefoon.
9:15 uur. De telefoon gaat. Nog voor het toestel voor de tweede keer ‘rinkelt’ verschijnen alle gegevens van de beller, waaronder eerdere correspondentie, rechtstreeks vanuit het CRM-systeem op het scherm van mijn notebook. Snel scan ik de laatste e-mails om mijn geheugen op te frissen en de klant optimaal te kunnen helpen.
11.00 uur. Outlook herinnert me aan de conference call die ik zou hebben met enkele collega’s op de vestigingen in Rotterdam en Groningen en een collega op een grote beurs in Duitsland. Enkele muisklikken zijn voldoende om mijn gesprekspartners aan de lijn én in beeld te krijgen. Zonder kosten!
13.30 uur. Hoog tijd om naar een klant te gaan om te praten over de mogelijkheden van Voice over IP binnen zijn bedrijf. En alweer vergeet ik de telefoon door te schakelen naar mijn mobiel.
16:00 uur. Een interessant gesprek gehad. Ik rijd naar huis om de ergste files te vermijden en de laatste anderhalf uur van de werkdag thuis te werken. Via een VPN kan ik in alle systemen en met de softphone op mijn notebook ben ik gewoon op mijn eigen ‘vaste’ nummer te bereiken, alsof ik op kantoor zit.
De hype voorbij
Het is nog toekomstmuziek, maar niet lang meer. Nog dit jaar zullen alle vestigingen van Syntens overstappen op Voice over IP. Het hoofdkantoor en de vestiging Utrecht, samengebracht in het in november geopende Innovatiehuis in Nieuwegein, maken al gebruik van deze technologie. Door in te loggen op de IP-telefoon op het bureau is elke adviseur op zijn eigen nummer te bereiken, ongeacht waar hij zich in het gebouw bevindt. En in de toekomst ongeacht op welke vestiging hij zich bevindt en zelfs ongeacht of hij thuis zit of zelfs in het buitenland. Zolang er maar een snelle internetverbinding aanwezig is. Syntens is een voorloper met VoIP, maar zeker niet de eerste organisatie in Nederland die het vaste net achter zich laat liggen. VoIP is de pioniersfase al lang voorbij. Het zijn meer dan alleen (in marketingtermen) de ‘innovators’ die zich met bellen via internet bezig houden. Volgens onderzoeksbureau MarketCap maakte afgelopen januari al één op de zes bedrijven in Nederland met 50 werknemers of meer gebruik van VoIP. Zelfs KPN gaat nog dit jaar overstag. Futurologen van BT (voorheen British Telecom) verwachten dat in Engeland in 2009 het laatste traditionele PSTN-gesprek wordt gevoerd. Let wel: dat is al over drie jaar! Hoog tijd om eens te onderzoeken welke voordelen Voice over IP voor jouw bedrijf biedt, want ook voor het MKB wordt VoIP snel aantrekkelijk. Hard- en software worden in rap tempo goedkoper en meer en meer aanbieders bieden VoIP aan op ASPbasis; een wat hoger vast bedrag per maand, maar een lage initiële investering.
Kosten of kansen
“Wie nog traditioneel belt is gek en een dief van zijn eigen portemonnee,” schreeuwen vele aanbieders van de daken. “Kom snel kosten besparen!” Vaak springt het kostenaspect als eerste voordeel van VoIP in het oog: gratis onderling bellen, geen apart netwerk meer voor spraak en efficiënter werken door een slimme koppeling tussen telefonie en pc. Maar VoIP alleen gebruiken om kosten te besparen is een veel te beperkte benadering. Veel interessanter is je af te vragen hoe je door VoIP meer kunt verdienen: Geef je bedrijf een gezicht door webcams te gebruiken. Geef elke werknemer zijn eigen telefoonnummer, zodat de klant van irritante in-de-wacht-muziekjes blijft verschoond. Koppel telefonie aan het CRM-systeem, zodat je de klant direct kunt helpen zonder hem eindeloos langs allerlei afdelingen te sturen. Bedenk daarbij dat VoIP geen losstaande technologie is, maar pas echt tot bloei komt als je haar volledig integreert in de organisatie. De mogelijkheden zijn bijna eindeloos en met een beetje creativiteit de kansen ook. Aan het MKB de uitdaging om die kansen te pakken. Laat je verbeelding spreken en durf te dromen! Tip: een boel gele briefjes, een grote wand, een frisse blik van buiten het bedrijf en vooral de regel ‘Uitstel van oordeel’ doen wonderen.
